Teletrabalho: o que é e que ferramentas utilizar

Na sequência dos últimos desenvolvimentos da pandemia COVID-19, torna-se essencial falar de teletrabalho e partilhar algumas dicas e ferramentas que facilitem o trabalho a partir de casa.

Teletrabalho

O que é teletrabalho ou trabalho remoto?

Teletrabalho ou trabalho remoto significa trabalho à distância. Assim, o trabalho pode ser realizado efetivamente a partir de qualquer ambiente, sendo que atualmente quer dizer a partir da casa de cada um, desde que as ferramentas e equipamentos necessários estejam disponíveis. Esta forma de trabalho é cada vez mais adotada, não só pelo que estamos a viver atualmente, mas também por grandes empresas a nível mundial.

 

Mas quais são as vantagens e desvantagens do teletrabalho?

O teletrabalho, principalmente para pequenas e médias empresas, onde este conceito não está tão presente, pode provocar algumas dúvidas e renitências para a sua adoção. Mas como tudo, existem vantagens e desvantagens.

Dentro das vantagens, destacam-se as seguintes:

  • Recurso às novas tecnologias para agilizar o trabalho, partilhar informações e processos
  • Flexibilidade de trabalho
  • Possibilidade de aumento da produtividade (uma vez que as pessoas, neste momento, sentem-se mais seguras em casa)

E dentro das desvantagens, destacam-se as seguintes:

  • Menor controlo exercido sob o trabalho realizado pelos funcionários. Mas este aspeto pode ser contornado através de relatórios de atividade diários, bem como através de reuniões coletivas ao início, meio e final do dia.
  • Conciliação entre a vida profissional e pessoal

Quais as ferramentas a utilizar?

Existem várias ferramentas às quais se pode recorrer para facilitar o teletrabalho. As ferramentas, disponíveis gratuitamente, que se destacam para uma comunicação mais constante e imediata para as empresas, são:

Esta ferramenta de comunicação permite trocar mensagens, fazer chamadas de vídeo, partilhar documentos, entre outras funcionalidades. Assim, é um espaço de colaboração que permite facilitar o funcionamento das equipas das empresas.

Esta é uma ferramenta de mensagens instantâneas e chamadas, que também permite o envio de documentos e imagens.

Esta ferramenta permite a realização de reuniões virtuais com as equipas e/ou com clientes, sem ser necessário instalar nenhum programa. Apenas é necessário partilhar um link que é disponibilizado ao iniciar o processo.

Esta ferramenta permite gerir e controlar as tarefas do nosso trabalho, sejam individuais ou partilhadas com o resto da equipa. As tarefas podem ser calendarizadas diária, semanal ou mensalmente, sendo que é possível criar e gerir as respetivas tarefas e procedimentos. Assim, é possível catalogar as tarefas como “Por realizar”, “A realizar” e “Realizado”.

Esta ferramenta é uma alternativa ao Trello.

Esta ferramenta permite agendar eventos, em que são enviados convites por email para todos os intervenientes, facilitando assim o trabalho remoto. É também possível sincronizar os calendários de forma a que nenhuma reunião virtual seja sobreposta a outra atividade.

Esta ferramenta funciona como uma cloud, onde é possível encontrar os documentos e ficheiros onde quer que se esteja. Estes podem também ser partilhados com os restantes membros da equipa.

De todas as formas, existe sempre o email, que não deixa de ser um meio de comunicação para as empresas, mas que pode ser considerado e utilizado para comunicações mais estáveis, sendo as opções anteriores, à partida, mais imediatas.

 

Em suma, as empresas devem adaptar o seu modo de atuação, pelo que os meios e ferramentas de comunicação digitais assumem-se como importantes e determinantes para que as empresas se mantenham ativas, dentro dos possíveis.

 

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